Мегадок: Загрузка документов в 1С из Excel (накладные, заявки, счета)

НОВОЕ! Сравнить загрузку и документ в 1С

Мгновенный встроенный отчет (на дополнительной вкладке) позволяет перед загрузкой сверить загрузку и документ в 1С (в который загружаем или любой документ на выбор). Показать разницу в количестве, цене, сумме, и товарах если в одном документе они есть, а в загрузке нет и наоборот. Также можно выбрать другой документ. Например сравнить счет с заказом, заявку покупателя со счетом поставщика и так далее. Подробности в новости.

Пролог

Так выглядит печатная форма накладной, которую сохранили из 1С и отправили вам на почту. Если ваш контрагент работает в 1С, то почти все документы сохраненные в эксель документы выглядят так. В них сотни пустых сдвинутых колонок. Колонка с номенклатурой может быть на 20-30 объединенных колонок. Настроить такой документ без шаманства не получится.

Так выглядит присланная вам накладная после автоматической настройки. Мегадок умеет форматировать и распознавать документы. Он находит весь мусор - пустые колонки, строки и удаляет их. Оставляя ровную табличную часть.

Комплектация Мегадок

Мегадок состоит из справочника профилей и журнала. Профили - сохраняемая полная настройка для конкретного контрагента и регулярно присылаемого вида конкретного документа (файла). Журнал - все загруженные документы профилей. Монитор - состоит из левого окна профилей и правого окна документов. Работает как навигация - если стали на профиль, то видим все загруженные документы данного профиля.

Создание профиля

Вам нужно заполнить параметры профиля - указать партнера, соглашение, договор, склад. Это будет использоваться при создании документов в 1С и заполнения шапки. Настройка новой номенклатуры - параметры создания новой номенклатуры от данного контрагента.

Настройка загрузки файлов из почты

На данной вкладке происходит настройка чтения почты для данного профиля. Указываем учетную запись и данные отправителя - его почту, накладываем фильтры на название темы письма, содержания, если есть необходимость - указание маски конкретного файла. На этом настройка завершена. Можно записать профиль, больше тут ничего можно не делать. Все остальные настройки будут записаны в профиль при первичной загрузке файла (настройки колонок, как искать номенклатуру в 1С).

Автоматическая загрузка - эту опцию вы включите, когда будете уверены что готовы к тому, чтобы программа сама проверяла и загружала документы.

Входящий документ

Загрузку можно делать не только из почты, поддерживается ручная загрузка из файла на диске и по ссылке. При открытии документа мы видим информацию о прочитанном письме и информацию о файле. Можно приступать к чтению файла.

Настройка загрузки

После подгрузки файла мы видим его на вкладке настройки. Автонастройка - попытается автоматически отформатировать документ, убрать весь мусор который был в документе (пустые колонки, строки, подвал, шапку) и оставить чистую ровную таблицу с номенклатурой и данными документа. Все что нам тут нужно - это проверить и настроить загружаемые колонки документа. Сохранить их в профиль.

Синхронизация номенклатуры

В настройках поиска расположены все известные варианты поиска номенклатуры в 1С. Вам нужно включить нужные. Если включено много вариантов - сработают все, но в порядке приоритетов сверху вниз. Вы можете перемещать варианты поиска. Есть возможность добавить любые алгоритмы поиска.

Табличная часть - результат

После выполнения синхронизации мы попадаем на вкладку с результатом. Здесь расположена табличная часть, она выглядит как любой документ в 1С, но здесь расположены данные импорта и главные группы колонок - номенклатура поставщика и номенклатура в 1С. Вам достаточно проверить документ и если вся номенклатура есть в 1С и была найдена, значит таблица готова к созданию документа.

Но если какие то позиции товаров не были найдены - вы увидите пустую колонку с номенклатурой и текст таких строк горит красным цветом.

Пустая номенклатура

Если включить опцию "Поиск соответствий" - в таблице отберутся строки с пустой номенклатурой и мгновенно начинается нечеткий поиск соответствий в базе по справочнику номенклатуры.

• У вас есть два варианта: 1) это действительно новая номенклатура, которой еще не было 2) эта номенклатура есть, но отличается.
• Если это новая номенклатура - кнопка "Создать номенклатуру" создаст ее в справочнике.
• В ином случае когда вы включили опцию у вас меняется интерфейс и появляется панель поиска номенклатуры в базе. Здесь моментально начинает срабатывать отчет с поиском и выдачей соответствий. Используется новейший функционал "Магия слов"

Нечеткий поиск номенклатуры в 1С

Перемещаясь по строкам товаров, в нижней части автоматически срабатывает "Магия слов", программа раскладывает наименование поставщика на слова и пытается найти эти товары. Выдает список этих товаров. "Магия слов" детальнейшим образом показывается всю шахматку искомых слов и найденной номенклатуры (тоже по словам). Тут детально видно где какое слово найдено.Максимальная позиция подсвечивается сразу. Можно регулировать количество слов и включить быструю опцию "Целые слова".

Выбор и запись номенклатуры поставщика

Все что вам нужно - пройтись по строкам, выбрать правильное соответствие. При щелчке на которое оно заполнится в табличную часть. Если нечеткий поиск не сработал (по умолчанию), то есть возможность "глубинной настройки" на вкладке Ключевые слова, где можно включить множество готовых опций, которые помогут выбрать нужные слова поиска. Вы также можете просто редактировать в самой таблице поисковую строку - у вас будет выдаваться список товаров по вашей строке.

После выбора соответствий для записи в справочник "Номенклатура поставщиков" используется команда "Записать соответствия". Как только вы обработали номенклатуру можно приступать к созданию нужного документа.

Создать документ в 1С

Как только вы проверили и обработали всю номенклатуру, вы можете проверить оставшуюся часть документа - количества и суммы. После чего приступить к созданию нужного вам документа. Это делается очень просто - в меню "Новый" находится список документов. Выбираете нужный и получаете результат.

Чуть позже я расскажу о функциях анализа заявок покупателей и счетов поставщиков, которые расположены во вспомогательных формах. А также дополнительных командах по изменению номенклатуры.

Мегадок также используется в модуле Помощник закупок как документ коммерческого предложения от поставщика, загрузив который мы можем сделать повторное сравнение лучшего поставщика для закупки товаров.

Пример работы от пользователя

Один из пользователей прислал видео живое со своей базы - как они автоматизировали работу через Мегадок)) Ух там. Мегадок получает по 200 заказов в день, все какие то кривые косые заявки от покупателей. Они там сделали сразу заявки поставщикам, ответы от поставщиков, сразу ответ покупателя (в его прям форме ставятся количества, подсвечиваются строки). Все это дело на автомате - заявки поставщикам, ответы покупателям. Еще и добавили работу с ОЗОН. И все через Мегадок)) Наворотили!!! 

Причем я сразу не понял - потому что вся загрузка - все осталось стандартно. Но они добавили вкладочку обработки результата и уже там происходит все что им нужно. Короче говоря использовали Мегадок как инструмент получения заказов, и тут же в нем сделали весь процесс запросов, закупки, продажи.