Внимание! У нас несколько модулей загрузок документов в 1С. Все их три. Третья разработка Загрузка - буфер в 1С по ссылке.
Возможности Мегадок
- Вы не найдете аналогов данной разработке, потому что это не просто загрузка (обработка). Это мини-подсистема для комплексной загрузки. Вам не нужно открывать какие то файлы, где то их искать, бегать в почту за ними. Это все происходит автоматически.
- Главным функционалом Мегадок является то, что он содержит журнал. Это журнал входящих файлов.
- Система содержит справочник профилей, по которому массово проверяет вашу почту, проверяет письма от указанных адресатов, проверяет файлы внутри писем и генерирует в 1С специальный журнал документов "Мегадок".
- По сути мегадок - это собранные файлы из почты, только с отобранными фильтрами (адреса, условия по названию файлов, расширениям, темам и так далее). Документы можно расфасовывать по типам документов и различным группам.
- После каждой проверки (роботом) в журнале появляются входящие сообщения. Эти сообщения внутри себя уже содержат скачанные файлы. Вам остается только зайти в них и обработать.
- Каждый документ это загрузка - обработка. В нем есть настройки загрузки (настройки колонок файла, варианты поиска, опции обработки). Все эти правила также хранятся в профиле и подгружаются вместе с файлом. Менеджеру остается только выполнить несколько команд.
- В самом документе присутствует табличная часть, которая отображает данные контрагента и результаты синхронизации с 1С, данные по количествам, ценам, суммам.
- Множество вспомогательных функций - сопоставление номенклатуры (в случае отличий), отчеты по ценам, сравнение документов и множество других команд.
- Менеджеру остается только проверить данные и выполнить конечный шаг - создать штатный документ в 1С (поступление, заказ, а также ряд других документов).
- Система не имеет аналогов, так как это не просто обработка, а особое решение по работе с массовой загрузкой и обработкой документов из почты.
Живая демонстрация
- В этой гифке я показываю живую работу Мегадок.
- Делаю ручную проверку роботом (естественно она может быть автоматическая по заданию).
- Появляются входящие документы в журнале Мегадок. Каждый документ - полученный файл от контрагентов.
- Захожу в документ, прогружаю файл и настройки этого документа (тут попалась УПД по которой сработало автоматическое распознавание).
- Документ считался и попал в табличную часть.
- Дальше менеджеру остается проверить номенклатуру, сверить числа и создать приходную в 1С. Все.
Каждый профиль - сохраненная настройка для загрузки документов. В нем указывается партнер и все настройки загрузки - настройка почты, ссылок, параметры поиска письма, файла, а также действия. Каждый профиль может быть включен в общее или индивидуальное задание (автоматическая загрузка)
Специальный журнал, в который попадают все загрузки. Каждый документ - это конкретный забор файла из почты. Исходник файла хранится в этом документе. Сам документ является одновременно обработкой - именно тут происходит считывание, синхронизация и хранится табличная часть с товарами и данными (количества, цены и так далее).
В журнале реализованы статусы, навигация, типы входящих документов (закупка, продажа, прочее).
Входящие документы создаются в 1С автоматически при проверке почты. Например если у вас 20-30 поставщиков, которые присылают вам счета или 100 покупателей, которые отправляют вам заказы.
Модуль будет проверять файлы из почты и создавать входящие документы на каждый получаемый файл, все документы будут иметь статус новых.
Открыв журнал вы увидите все загруженные файлы (счета, заявки, накладные) и сможете приступить к их обработке.
Входящие документы служат основанием для создания типовых документов в 1С - заказ покупателя, заказ поставщику, приходная накладная, реализация, отчет комиссионера и еще более десятка различных документов.
Для автоматического создания заказов покупателей в 1С предусмотрена опция. Если она включена, то в 1С сразу будет создан заказ.
По факту журнал Мегадок может собой представлять журнал коммерческих предложений.Это как и журнал входящих счетов от поставщиков, так и журнал входящих и обрабатываемых заявок покупателей.
Мегадок служит основанием для заполнения и обработки Виртуальных заказов поставщикам (помощник закупок).
НОВОЕ! Сравнить загрузку и документ в 1С
Мгновенный встроенный отчет (на дополнительной вкладке) позволяет перед загрузкой сверить загрузку и любой документ в 1С. Показать разницу в количестве, цене, сумме, и товарах если в одном документе они есть, а в загрузке нет и наоборот. Также можно выбрать другой документ. Например сравнить счет с заказом, заявку покупателя со счетом поставщика и так далее. Подробности в новости.
Распознавание документов в 1С (прайсы, УПД, счет-фактуры и прочие)
- Распознавание табличной части документа.
- Поиск колонок прайса / документа.
- Контроль изменения колонок.
Создание профиля
Вам нужно заполнить параметры профиля - указать партнера, соглашение, договор, склад. Это будет использоваться при создании документов в 1С и заполнения шапки. Настройка новой номенклатуры - параметры создания новой номенклатуры от данного контрагента.
Настройка загрузки файлов из почты
На данной вкладке происходит настройка чтения почты для данного профиля. Указываем учетную запись и данные отправителя - его почту, накладываем фильтры на название темы письма, содержания, если есть необходимость - указание маски конкретного файла. На этом настройка завершена. Можно записать профиль, больше тут ничего можно не делать. Все остальные настройки будут записаны в профиль при первичной загрузке файла (настройки колонок, как искать номенклатуру в 1С).
Автоматическая загрузка - эту опцию вы включите, когда будете уверены что готовы к тому, чтобы программа сама проверяла и загружала документы.
Входящий документ
Загрузку можно делать не только из почты, поддерживается ручная загрузка из файла на диске и по ссылке. При открытии документа мы видим информацию о прочитанном письме и информацию о файле. Можно приступать к чтению файла.
Настройка загрузки
После подгрузки файла мы видим его на вкладке настройки. Автонастройка - попытается автоматически отформатировать документ, убрать весь мусор который был в документе (пустые колонки, строки, подвал, шапку) и оставить чистую ровную таблицу с номенклатурой и данными документа. Все что нам тут нужно - это проверить и настроить загружаемые колонки документа. Сохранить их в профиль.
Синхронизация номенклатуры
В настройках поиска расположены все известные варианты поиска номенклатуры в 1С. Вам нужно включить нужные. Если включено много вариантов - сработают все, но в порядке приоритетов сверху вниз. Вы можете перемещать варианты поиска. Есть возможность добавить любые алгоритмы поиска.
Табличная часть - результат
После выполнения синхронизации мы попадаем на вкладку с результатом. Здесь расположена табличная часть, она выглядит как любой документ в 1С, но здесь расположены данные импорта и главные группы колонок - номенклатура поставщика и номенклатура в 1С. Вам достаточно проверить документ и если вся номенклатура есть в 1С и была найдена, значит таблица готова к созданию документа.
Но если какие то позиции товаров не были найдены - вы увидите пустую колонку с номенклатурой и текст таких строк горит красным цветом.
Пустая номенклатура
Если включить опцию "Поиск соответствий" - в таблице отберутся строки с пустой номенклатурой и мгновенно начинается нечеткий поиск соответствий в базе по справочнику номенклатуры.
- У вас есть два варианта: 1) это действительно новая номенклатура, которой еще не было 2) эта номенклатура есть, но отличается.
- Если это новая номенклатура - кнопка "Создать номенклатуру" создаст ее в справочнике.
- В ином случае когда вы включили опцию у вас меняется интерфейс и появляется панель поиска номенклатуры в базе. Здесь моментально начинает срабатывать отчет с поиском и выдачей соответствий. Используется новейший функционал "Магия слов"
Нечеткий поиск номенклатуры в 1С
Перемещаясь по строкам товаров, в нижней части автоматически срабатывает "Магия слов", программа раскладывает наименование поставщика на слова и пытается найти эти товары. Выдает список этих товаров. "Магия слов" детальнейшим образом показывается всю шахматку искомых слов и найденной номенклатуры (тоже по словам). Тут детально видно где какое слово найдено.Максимальная позиция подсвечивается сразу. Можно регулировать количество слов и включить быструю опцию "Целые слова".
Выбор и запись номенклатуры поставщика
Все что вам нужно - пройтись по строкам, выбрать правильное соответствие. При щелчке на которое оно заполнится в табличную часть. Если нечеткий поиск не сработал (по умолчанию), то есть возможность "глубинной настройки" на вкладке Ключевые слова, где можно включить множество готовых опций, которые помогут выбрать нужные слова поиска. Вы также можете просто редактировать в самой таблице поисковую строку - у вас будет выдаваться список товаров по вашей строке.
После выбора соответствий для записи в справочник "Номенклатура поставщиков" используется команда "Записать соответствия". Как только вы обработали номенклатуру можно приступать к созданию нужного документа.
Создать документ в 1С
Как только вы проверили и обработали всю номенклатуру, вы можете проверить оставшуюся часть документа - количества и суммы. После чего приступить к созданию нужного вам документа. Это делается очень просто - в меню "Новый" находится список документов. Выбираете нужный и получаете результат.
Чуть позже я расскажу о функциях анализа заявок покупателей и счетов поставщиков, которые расположены во вспомогательных формах. А также дополнительных командах по изменению номенклатуры.
Мегадок также используется в модуле Помощник закупок как документ коммерческого предложения от поставщика, загрузив который мы можем сделать повторное сравнение лучшего поставщика для закупки товаров.
Пример работы от пользователя
Один из пользователей прислал видео живое со своей базы - как они автоматизировали работу через Мегадок)) Ух там. Мегадок получает по 200 заказов в день, все какие то кривые косые заявки от покупателей. Они там сделали сразу заявки поставщикам, ответы от поставщиков, сразу ответ покупателя (в его прям форме ставятся количества, подсвечиваются строки). Все это дело на автомате - заявки поставщикам, ответы покупателям. Еще и добавили работу с ОЗОН. И все через Мегадок)) Наворотили!!!
Причем я сразу не понял - потому что вся загрузка - все осталось стандартно. Но они добавили вкладочку обработки результата и уже там происходит все что им нужно. Короче говоря использовали Мегадок как инструмент получения заказов, и тут же в нем сделали весь процесс запросов, закупки, продажи.
Возможности Мегадок в Мегапрайс ПРО
1) Мегадок в Мегапрайсе приобретает новую сущность - позволяет подгружать заявки и спецификации с номенклатурой, которой физически нет в ваше базе 1С. Включается функционал, который начинает совершать поиск по базе прайс-листов в вашей 1С и выдавать эти позиции (Мегапрайс позволяет загружать виртуально весь прайс). Таким образом менеджер может найти эти товары по поставщикам, узнать цены и наличие товаров.
2) На базе Мегадок можно создать Виртуальный заказ поставщикам, где сразу можно провести комплексный анализ поставщиков по всем товарам заявки. Выполнить проценку - узнать лучшего поставщика, цены, наличие, сроки поставки. И тут тоже можно выполнить полный анализ без наличия номенклатуры в вашей базе. Менеджер увидит сразу полные отчеты по всему списку товаров.
3) Выступает в качестве загрузки предложений от поставщиков, которые нужно сравнить по наличию товаров и ценам. Подробности Массовое сравнение счетов поставщиков - кто лучший поставщик